Vom alten System zu OrganiseOne – an einem Nachmittag.
Ein Systemwechsel ist unangenehm, weil man Angst um die laufenden Termine hat. Deshalb steht hier keine Werbung, sondern eine Anleitung: neun Schritte, ehrliche Zeitangaben und ein Weg, bei dem kein bestehender Termin verloren geht.
⏱ Gesamtdauer: ca. 45–90 Minuten, je nach Anzahl deiner Leistungen
Konto anlegen · 2 Minuten
E-Mail-Adresse, Passwort, Bestätigungslink klicken. Wenn du OrganiseOne privat schon nutzt, brauchst du kein zweites Konto – der Betrieb ist ein Aufsatz auf deinem bestehenden Zugang.
Betrieb anlegen · 10 Minuten
Name, Adresse, Kontaktdaten, Rechtsform. Diese Angaben brauchen wir für die Freischaltung des öffentlichen Buchens und für die Rechnung. Du kannst sofort weiterarbeiten, während die Prüfung läuft.
Leistungen übernehmen · 15–40 Minuten
Der Schritt, der am längsten dauert – und der wichtigste. Nimm deine Preisliste zur Hand und trage je Leistung ein: Name, Dauer, Preis, Steuersatz.
- Fang mit deinen zehn häufigsten Leistungen an. Den Rest kannst du jederzeit ergänzen; du musst nicht am ersten Tag vollständig sein.
- Sei bei der Dauer ehrlich – inklusive Aufräumen und Vorbereitung. Wer 30 Minuten einträgt und 45 braucht, hat ab Mittag Verspätung.
- Braucht jemand im Team länger oder nimmt einen anderen Preis? Dann hinterlege das je Mitarbeiter, statt eine zweite Leistung anzulegen.
Zeiten und Regeln einstellen · 10 Minuten
Arbeitszeiten je Mitarbeiter, Pausen, Schließtage. Dazu die Regeln, die dir später Ärger ersparen: Puffer zwischen Terminen, Mindest-Vorlaufzeit und wie weit im Voraus gebucht werden darf. Feiertage kommen automatisch nach deinem Bundesland.
Team einladen · 5 Minuten
Jede Mitarbeiterin bekommt eine Einladung per E-Mail und ihren eigenen Zugang. Du legst fest, wer nur seine eigenen Termine sieht und wer den ganzen Betrieb verwalten darf.
Bestandskunden – meist gar kein Aufwand · 0–15 Minuten
Die Kundenkartei füllt sich von selbst: Wer bei dir bucht, steht danach drin, mit Historie. Du musst also nichts vorbereiten, um loszulegen.
Wenn du Stammkunden vorab anlegen willst – etwa um Notizen zu übernehmen – geht das in der Web-Konsole unter „Kunden": einzeln über „Kunde anlegen" oder als ganze Liste über „Bestandsliste importieren“. Der Import nimmt eine CSV-Datei aus deiner bisherigen Software oder aus Excel, du ordnest die Spalten zu und siehst vor dem Übernehmen, was ankommt. Namen und Kontakte, die schon in der Kartei stehen, werden ergänzt statt doppelt angelegt.
Laufende Termine mitnehmen · 5 Minuten
Hier ist die größte Sorge beim Wechsel – und die einfachste Lösung: Du musst nichts umziehen. Arbeite mit einem Stichtag.
- Bereits vereinbarte Termine bleiben in deinem alten Kalender stehen und laufen dort ganz normal aus.
- Ab dem Stichtag entstehen neue Termine in OrganiseOne.
- Damit du in dieser Übergangszeit nur an einer Stelle schauen musst, bindest du OrganiseOne als Kalender-Abo in deinen bisherigen Kalender ein – dann siehst du beides nebeneinander.
- Wichtige Einzeltermine kannst du natürlich vorab per Hand eintragen.
Testbuchung machen · 5 Minuten
Öffne deinen eigenen Buchungslink auf dem Handy und buche einen Termin, als wärst du dein Kunde. Prüfe dabei: Stimmt die Dauer? Kommt die Bestätigungsmail an? Wird die richtige Person vorgeschlagen? Danach den Testtermin wieder stornieren – fertig.
Umstellen und Kunden informieren · 5 Minuten
Jetzt tauschst du den Buchungslink auf deiner Website, in deinem Google-Profil und in der Instagram-Bio. Alte Buchungsstrecke abschalten – und deinen Kunden Bescheid geben. Textvorlagen dafür stehen weiter unten.
Was in deinem Fall zu beachten ist
Papier- oder Wandkalender
Der leichteste Umstieg: Es gibt nichts zu exportieren. Trage die kommenden zwei Wochen einmal von Hand ein, ab dann läuft alles digital. Rechne mit einer Woche Gewöhnung im Team.
Google Kalender oder Outlook
Du behältst deinen Kalender. Binde OrganiseOne als Abo ein, dann laufen die neuen Buchungen dort auf. Trage in OrganiseOne deine Arbeitszeiten so ein, wie sie wirklich sind – die private Termine kennt es ja nicht.
Portal mit Provision
Kündige erst, wenn deine Kunden den neuen Weg kennen – zwei bis vier Wochen Parallelbetrieb genügen. Exportiere vorher deine Kundenliste, solange du noch Zugriff hast. Achte auf die Kündigungsfrist im Vertrag.
Buchungssoftware mit Abo
Lege die Leistungen zuerst in OrganiseOne an und vergleiche eine Woche lang beide Kalender. Erst wenn dir nichts fehlt, schaltest du die alte Buchungsstrecke ab. Denk an laufende Kundenpakete oder Gutscheine.
Kalender-Link-Tool
Der Wechsel ist unkompliziert, weil dort meist keine Kundendaten liegen. Achte auf eingebettete Links auf deiner Website und in E-Mail-Signaturen – die werden gern vergessen.
Telefon und Zuruf
Du musst das Telefon nicht abschaffen. Nimm Termine weiter am Hörer an und trage sie selbst ein – Online-Buchung kommt einfach dazu, für alle, die abends um zehn buchen wollen.
Textvorlagen für deine Kunden
Passe Name und Link an – fertig. Kurz halten lohnt sich: Der wichtigste Satz ist der, in dem der Link steht.
ab dem [Datum] könnt ihr eure Termine bei uns online buchen: [dein Link]
Ihr seht dort sofort, wann wirklich frei ist, und bekommt vorher eine Erinnerung. Wer die OrganiseOne-App nutzt, hat den Termin direkt im eigenen Kalender – nötig ist das aber nicht, buchen könnt ihr auch ohne App.
Telefonisch sind wir wie gewohnt erreichbar.
Herzliche Grüße
[Name, Betrieb]
Einfach den QR-Code scannen und einen freien Termin aussuchen.
Rund um die Uhr, auch wenn wir geschlossen haben.
[QR-Code aus deinem Zugang einfügen]
Tipp aus der Praxis: Erwähne die Online-Buchung beim nächsten Termin einmal persönlich, während der Kunde noch bei dir sitzt. Das wirkt stärker als jede Rundmail – und wenn er direkt vor Ort seinen Folgetermin bucht, hat er den Ablauf schon einmal gesehen.
Fang mit Schritt 1 an.
Anlegen kostet nichts, und du kannst jederzeit aufhören. Wenn irgendwo etwas hakt, schreib uns – wir helfen beim Einrichten.