Datenschutzerklärung

OrganiseOne · Stand: 10. August 2026

1. Verantwortlicher

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt; die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Bestellpflicht (u. a. § 38 BDSG) liegen nicht vor. Wir prüfen das erneut, sobald sich die Beschäftigtenzahl oder der Umfang der Verarbeitung im Geschäftskunden-Bereich wesentlich ändert.

2. Überblick

OrganiseOne („O-One") ist eine App zur persönlichen Organisation: Kalender, Aufgaben, Kontakte, Gruppen, Chats, Einladungen, geteilte Haushalts-/Familien-Kalender und lokale Veranstaltungen. Zusätzlich bietet O-One einen Geschäftskunden-Bereich (Buchungsportal), über den Betriebe Termine anbieten und Kundinnen und Kunden buchen können (siehe Abschnitt 8). Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung dieser Funktionen erforderlich ist. Wir betreiben kein Werbe-Tracking und verkaufen keine Daten.

3. Auftragsverarbeiter und eingesetzte Dienste

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) ein. Sie verarbeiten Daten ausschließlich weisungsgebunden für uns:

Dienst / Anbieter	Zweck	Standort
Google Firebase Google Ireland Ltd. / Google LLC	Authentifizierung (inkl. SMS-Versand beim Telefon-Login), Datenbank (Cloud Firestore), Dateispeicher (Cloud Storage), Server-Funktionen (Cloud Functions), Web-Hosting, Push-Benachrichtigungen (Firebase Cloud Messaging).	Datenbank/Speicher in der EU (Region europe-west3, Frankfurt); ein konzerninterner Zugriff aus den USA ist möglich (siehe Abschnitt 10).
Google Kalender-API Google Ireland Ltd. / Google LLC	Nur wenn du deinen Google-Kalender verbindest: Abgleich/Import deiner Termine (siehe Abschnitt 7).	EU / USA; Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (siehe Abschnitt 10).
Brevo Sendinblue GmbH / Brevo	Versand von Transaktions-E-Mails (z. B. Einladungen, Buchungsbestätigungen und -erinnerungen). Absender: „OrganiseOne" <noreply@finanzwerk-drews.de>.	EU (Rechenzentren in der Europäischen Union)
Stripe Stripe Payments Europe, Ltd.	Nur im Geschäftskunden-Bereich: Abwicklung des kostenpflichtigen Abonnements zwischen O-One und dem Betrieb (siehe Abschnitt 8).	EU (Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin); ein Zugriff durch Stripe, Inc. aus den USA ist möglich – zertifiziert nach dem EU-US Data Privacy Framework (siehe Abschnitt 10).

Die Auftragsverarbeitung ist bei allen genannten Anbietern über deren Datenverarbeitungs­bedingungen geregelt, die Bestandteil des jeweiligen Nutzungsvertrags sind.

4. Welche Daten wir verarbeiten

Datenkategorie	Beispiele	Zweck
Kontodaten	Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (bei Telefon-Login oder freiwillig im Profil ergänzt), Profilbild; bei Anmeldung mit Google zusätzlich die von Google übermittelte Konto-Kennung, Adresse, Name und Profilbild	Konto, Anmeldung, Anzeige gegenüber eingeladenen Personen
Inhaltsdaten	Termine, Aufgaben, Notizen, gespeicherte Kontakte, Gruppen, Kategorien	Kernfunktionen der App
Kommunikationsdaten	Chat-Nachrichten, Reaktionen, Sprachnachrichten, Bilder/Videos	Termin- und Direkt-Chats
Importierte Kalenderdaten	Termine aus verbundenen Google-Kalendern und abonnierten Kalender-Feeds (z. B. Outlook/iCloud/ICS) – können Daten Dritter enthalten	Anzeige fremder Kalender in deinem O-One-Kalender (siehe Abschnitt 7)
Buchungs-/Zahlungsdaten (Geschäftskunden)	Buchungen, Betriebs-/Leistungsdaten, Abo- und Abrechnungsdaten (Zahlungsdetails liegen bei Stripe)	Buchungsportal und Abrechnung des Betriebs-Abos (siehe Abschnitt 8)
Geräte-/Push-Daten	FCM-Gerätetoken, Plattform	Push-Benachrichtigungen (Einladungen, Antworten, Chats, Erinnerungen)
Standortdaten	Nur bei aktiver Nutzung im Termin-/Suchbereich	Ort zu einem Termin, Suche nach Veranstaltungen/Betrieben in der Nähe
Kontakt-Abgleich	Von dir ausgewählte Kontakte; deren E-Mail-Adresse bzw. Telefonnummer für die Dauer der Abfrage	Anzeige, welche deiner Kontakte O-One bereits nutzen

Beim Kontakt-Import werden ausschließlich die von dir ausgewählten Kontakte gespeichert – nie das gesamte Telefonbuch. Für den Abgleich werden deren E-Mail-Adressen und Telefonnummern an eine Server-Funktion übertragen und dort nur für die Dauer der Abfrage mit bestehenden Konten verglichen; sie werden dabei nicht gespeichert. Zurückgegeben werden ausschließlich Treffer — über Personen ohne O-One-Konto erhältst du keine Auskunft.

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Bereitstellung von Konto, Kalender, Aufgaben, Chats, Einladungen und geteilten Kalendern; im Geschäftskunden-Bereich die Buchungsabwicklung und das kostenpflichtige Abo.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Zugriff auf Kontakte, Standort und Mikrofon (jeweils über die System-Berechtigung), Push-Benachrichtigungen, die Verbindung deines Google-Kalenders sowie die optionale Personalisierung von Vorschlägen. Einwilligungen sind jederzeit widerrufbar (Geräte-Einstellungen bzw. in der App).
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Betrieb, Sicherheit und Missbrauchsvermeidung.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Aufbewahrung abrechnungsrelevanter Daten im Geschäftskunden-Bereich (siehe Abschnitt 9).

Verarbeitet ein Betrieb im Geschäftskunden-Bereich besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten bei Praxisterminen), gelten dafür zusätzlich die Anforderungen des Art. 9 DSGVO. Verantwortlich ist insoweit der Betrieb; O-One handelt als Auftragsverarbeiter (siehe Abschnitt 8).

6. Empfänger der Daten

Inhalte werden anderen Nutzerinnen und Nutzern nur sichtbar, soweit du sie teilst: Teilnehmende eines Termins, Personen, denen du deinen Kalender freigibst (mit oder ohne Bearbeitungsrecht), Mitglieder eines Haushalts-/Familien-Raums sowie Empfänger von Einladungen. Externe Einladungslinks zeigen eingeladenen Personen (auch ohne O-One-Konto) die für die Zu-/Absage nötigen Termindaten. Darüber hinaus erhalten nur die in Abschnitt 3 genannten Auftragsverarbeiter technisch Zugriff. Im Geschäftskunden-Bereich gelten die Besonderheiten aus Abschnitt 8.

6a. Anmeldung mit Google

Du kannst dich mit deinem Google-Konto anmelden, statt E-Mail und Passwort zu vergeben. Dabei übermittelt Google an uns deine E-Mail-Adresse, eine Konto-Kennung und – soweit vorhanden – Name und Profilbild. Ein Passwort erfahren wir nie.

• Die Anmeldung greift nicht auf deinen Google-Kalender zu. Das ist ein getrennter Schritt mit eigener Zustimmung (Abschnitt 7).
• Gibt es zu deiner Adresse bereits ein Konto mit Passwort, verbinden wir beide Wege nach Eingabe deines bisherigen Passworts zu einem Konto – es entsteht kein zweiter Datenbestand.
• Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

7. Kalender-Verbindung und -Abonnements

Optional kannst du deinen Google-Kalender verbinden oder externe Kalender-Feeds abonnieren (z. B. Outlook, iCloud oder andere ICS-Feeds). Dann werden die betreffenden Termine – die auch personenbezogene Daten Dritter enthalten können – auf unsere Server (Firebase, EU) gespiegelt und dir in O-One angezeigt.

• Der Import erfolgt nur nach deiner ausdrücklichen Verbindung/Abo-Einrichtung und lässt sich jederzeit wieder trennen; die gespiegelten Termine werden dann entfernt.
• Den Import löst du selbst aus und bestimmst seinen Umfang. Für die Rechtmäßigkeit, Termine mit Daten Dritter einzubinden, bist deshalb du verantwortlich; wir verarbeiten diese Termine nur, um sie dir anzuzeigen.
• Der Google-Import nutzt die Google Kalender-API im Umfang deiner Freigabe.

7a. Gemeinsame Zeit finden (Frei/Belegt-Zeiten)

O-One kann Zeitfenster vorschlagen, in denen mehrere Personen frei sind. Dafür wertet unser Server die Kalender der beteiligten Personen aus und gibt ausschließlich die gemeinsame freie Schnittmenge zurück – niemals Termine, Titel, Orte oder die Belegtzeiten einzelner Personen.

• In einem Haushalts-/Familien-Raum zählt nur mit, wer die Freigabe für diesen Raum ausdrücklich eingeschaltet hat. Sie lässt sich jederzeit wieder ausschalten.
• Ohne gemeinsamen Raum (Anfrage „Gemeinsame Zeit finden") wird für jede einzelne Suche um Zustimmung gefragt. Wer zustimmt, dessen Frei/Belegt-Zeiten fließen nur in diese eine Anfrage und nur für das angefragte Zeitfenster ein. Die Zustimmung ist jederzeit widerrufbar und läuft automatisch ab; die Anfrage wird anschließend gelöscht, sodass keine dauerhafte Freigabe entsteht.
• Gespeichert werden zu einer solchen Anfrage nur: anfragende Person, angefragte Personen mit Namen und Antwortstatus, das gesuchte Zeitfenster und der Ablaufzeitpunkt. Kalenderinhalte werden für die Berechnung gelesen, aber nicht in der Anfrage gespeichert.
• Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) je Anfrage bzw. je Raum-Freigabe.

8. Geschäftskunden-Bereich (Buchungsportal)

Betriebe können in O-One ein Geschäftskonto anlegen, Leistungen und Verfügbarkeiten pflegen und Buchungen entgegennehmen. Dabei gilt:

• Rollen: Für die im Rahmen von Buchungen verarbeiteten Kundendaten ist der jeweilige Betrieb eigenständig Verantwortlicher; O-One handelt insoweit als dessen Auftragsverarbeiter. Grundlage ist der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, den jeder Betrieb bei der Beantragung seiner Freischaltung schließt.
• Buchungsdaten: Name und Kontaktangabe der buchenden Person, gebuchte Leistung, Zeit und optionale Notizen – zur Durchführung und Erinnerung an den Termin.
• Zahlungen: Das kostenpflichtige Abo zwischen O-One und dem Betrieb wird über Stripe abgewickelt. Die Zahlungsdaten (z. B. Kartendaten) werden direkt von Stripe verarbeitet; wir erhalten nur Abrechnungs- und Statusdaten.

8a. Zuverlässigkeit bei Buchungen (No-Show-Schutz)

Um wiederholte Nichterscheinen zu bestätigten Terminen zu begrenzen, kann O-One aus deinen eigenen Buchungen eine Zuverlässigkeits-Kennzahl bilden. Dabei gilt:

• Was verarbeitet wird: ausschließlich der Status deiner eigenen Buchungen (wahrgenommen bzw. als „nicht erschienen" markiert) der letzten 12 Monate. Es entsteht eine Quote (Nichterscheinen im Verhältnis zu wahrgenommenen Terminen). Rechtzeitige Absagen zählen nicht als Nichterscheinen.
• Verantwortlicher: Diese Kennzahl bildet und verwendet O-One selbst (anders als die Buchungsdaten aus Abschnitt 8, für die der Betrieb Verantwortlicher ist). Kein Betrieb sieht deine Historie bei anderen Betrieben – der Wert wirkt nur innerhalb von O-One.
• Wirkung: Übersteigt die Quote ab einer Mindestzahl abgeschlossener Termine einen Schwellenwert, werden deine neuen Buchungen zunächst dem Betrieb zur Bestätigung vorgelegt statt sofort bestätigt. Es erfolgt keine automatische Sperre; die Entscheidung trifft der Betrieb. Der Effekt ist reversibel – wahrgenommene Termine verbessern den Wert wieder.
• Keine ausschließlich automatisierte Einzelentscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO: die Maßnahme sperrt nicht, sondern verlagert die Entscheidung an den Betrieb.
• Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an der Vermeidung von Terminausfällen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Transparenz und deine Rechte: Du kannst deinen eigenen Wert jederzeit in der App unter Profil → Meine Buchungen einsehen. Es gelten deine Rechte aus Abschnitt 11 (u. a. Auskunft und Widerspruch).

9. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern deine Daten, solange dein Konto besteht. Du kannst dein Konto jederzeit in der App unter Profil → Datenschutz → Konto löschen vollständig löschen; dabei werden deine Firestore-Daten, hochgeladenen Dateien und die Anmelde-Identität entfernt. Eine Löschung ist auch über organiseone.de/konto-loeschen möglich.

• Sicherungskopien und technische Protokolle können nach der Löschung noch für einen begrenzten Zeitraum bestehen.
• Einzelne denormalisierte Kopien (z. B. dein angezeigter Name bei Inhalten, die du mit anderen geteilt hast) verbleiben ggf. bei den jeweiligen Empfängern.
• Abrechnungs-/Rechnungsdaten aus dem Geschäftskunden-Bereich unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO, § 257 HGB: i. d. R. 6 bzw. 10 Jahre) und werden erst danach gelöscht.

10. Übermittlung in Drittländer

Die Datenhaltung erfolgt in der EU: Datenbank und Dateispeicher liegen in der Region europe-west3 (Frankfurt), der E-Mail-Versand über Brevo in der EU. Bei einzelnen Diensten kann ein konzerninterner Zugriff aus den USA nicht ausgeschlossen werden. Soweit Daten in ein Drittland übermittelt werden, stützen wir dies auf geeignete Garantien:

• Google (Firebase, Kalender-API): Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln aus den Datenverarbeitungs­bedingungen von Google.
• Stripe: Vertragspartner ist Stripe Payments Europe, Ltd. in Dublin. Für einen Zugriff durch Stripe, Inc. (USA) gilt deren Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework sowie die EU-Standardvertragsklauseln.
• Brevo: Verarbeitung in der EU, keine Drittlandübermittlung.

11. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Einen Datenexport (JSON) kannst du direkt in der App unter Profil → Datenschutz → Meine Daten exportieren anstoßen. Zudem hast du das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (in Nordrhein-Westfalen: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen – LDI NRW).

12. Berechtigungen der App

• Kontakte: nur zum Auswählen einzelner Kontakte und zum Abgleich, wer O-One nutzt.
• Mikrofon: für Sprachnachrichten im Chat und für die Spracheingabe (Diktat bei der Schnell-Erfassung von Terminen).
• Kamera/Medien: nur für von dir gesendete Bilder/Videos und dein Profilbild.
• Benachrichtigungen: für Push zu Terminen, Antworten und Chats.
• Standort: nur bei aktiver Nutzung im Termin-/Suchbereich.

Auf Android kann ein optionales Startbildschirm-Widget die Termine des heutigen Tages anzeigen; die Daten dafür bleiben auf dem Gerät.

13. Minderjährige

O-One richtet sich an Erwachsene und ist nicht für Kinder bestimmt. Die Nutzung setzt ein Mindestalter von 18 Jahren voraus. Wir erheben nicht wissentlich Daten von Kindern.

14. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung (siehe Stand oben).

Kontakt für Datenschutzanfragen: info@organiseone.de